一次桶装水的集中采购,是如何年度节约200多万的?

由:大禹水业 发布于:2022-11-28 分类:行业新闻 阅读:42 评论:0

一次桶装水的集中采购,是如何年度节约200多万的?  第1张

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桶装水,每家企业都可能买过,不起眼、金额低。


通常由某位行政人员负责采买,包括供应商选择、谈价格,签协议,供方定期送;由企业身强力壮的男员工负责换桶,按月结算。


国内知名的电商J企业的桶装水之前由分子公司自行采购,一方面金额低,在企业内比桶装水采购金额高的项目比比皆是,另一方面,桶装水有明显的地域特征,由于运输半径的原因,只能在当地选择供方,这就造成了桶装水品牌多、规格难统一、价格难统一。


J公司在对各地分子公司审计中发现桶装水采买上有违规、不规范行为:


一是价格虚报,即大企业买的是市场零售价。


二是数量虚报,供方当月送了30桶,上报45桶,桶装水算耗材,没人会去查一个月到底消耗了多少。


三是赠票不报,买30桶,送5张水票,没入账,被个人使用了。


一桶水10-20元,似乎金额不大,但由于天天发生,每个办公场所都在消耗,一年下来J公司华南大区桶装水费用就超过了300万,全集团一年支出超过1000万。


审计部门出具审计建议,为规范管理,建议集团出面,对桶装水集中采购。


没做过采购的领导会觉得这还不容易,下个行政命令,集团把量集上来,统一招标,确定供应商不就完了吗?


这就想当然了。


桶装水是没有技术含量,但不意味着桶装水的集中采购没有技术含量。当真正操作起来,你会发现困难重重。看不到风险点就集上来,集的都是烫手的山芋。


桶装水的集中采购,至少要考虑这4个问题:


1.品牌规格如何定?


2.价格如何定?


3.集中采购的供应商如何确定?


4.集团、分子公司、供方之间的流程如何定?


桶装水现有供方几乎都是本地的,选哪几个品牌,什么样的规格标准会有很大争议。


越是简单的东西,各分子公司、各部门选择的标准就越不统一;


每个地区水源、物流、经济都会影响桶装水的定价,很难确定合理的价格;


集团定了供应商,定好价格,但本地供应商的绩效如何监管,数量如何保证不虚报,集团与分子公司之间、供应商这间如何衔接,包括付款谁来付、怎么付都是难题,靠一纸制度很难起到效果。


怎么办?

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破解方案


J公司集团采购负责人抓住了需求集中的“牛鼻子”,对用户需求重新分析与定义,成为桶装水集中采购的突破口。


在集中采购时,下列问题的思考方式会很有借鉴意义:


Q
各分子公司到底为什么要买桶装水?

回答:废话,当然是员工口渴要喝水,水质要干净,要开水。


Q
所以大家要的不一定是桶装水,而是干净的开水。对吗?

回答:对。


Q
干净的开水除了桶装水,还有哪些解决方案?

回答:还可以用净水机来接自来水净水,就像机场用的净水机。但各地购买净水机、包括后续的维修服务,还要投入成本啊。


Q
净水机与维修服务可以外包吗?

回答:可以租赁。与净水机厂家签订年度租赁合同,由供方负责日常维护,维修,包括更换新产品,J公司按月付费。其好处是减少固定费用的投入、减少后续运营维护的成本,省事省心。


Q
如果用租赁净水机代替购买桶装水,是全集团推行还是分步推行更稳妥?

回答:建议先选华南区作为试点,待方案成熟后再向集团全面推广。



一起:那我们去准备资料,统计各分子公司需求量,设计集中采购方案。


成果:华南区一年总采购金额从300多万元降到了100万左右,采购成本节约超过200万,降本比例60%,办公室的人省心,不用和桶装水厂家打交道,省去换桶、统计用量、报费用的大量工作,节约了大量人力。集团实现了阳光化采购的要求。


点评


J公司对桶装水的集中采购,分别使用了需求集中、采购集中、管理集中,供应商资源集中。


其中需求集中是源头,是关键。


需求集中之后,采购集中、管理集中、供方集中才有了可能。


本案例中J公司通过需求分析,改变了原采购物资的性质,从实物采购改为服务采购,为公司节约了大量人力成本与采购成本。


集采之前,要把集团与分子公司权责与流程衔接想清楚,否则集中上来之后怨声载道、甚至会影响整个企业的业务发展。在推行集中采购时,审计部门往往是最有力的支持者,双方在阳光化采购与廉政建设上的一致性,使采购部门与审计部门可以互相呼应,成为友军。



作者:姜宏锋
来源:姜宏锋决胜供应链

END

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本篇文章来源于微信公众号: 采购从业者

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